高效回收文件的“三要點”

　　集中回收文件是指發文單位在相對集中的時間、地點按照文件管理要求，回收收文單位的文件。面對集中回收文件多、收文單位多、各收文單位文件份數不同等復雜情況，發文單位應在以下三方面發力，打好“組合拳”。

01

功在平時，夯實回收文件的數據基礎

　　登記要素全面

　　發文單位除登記日期、發文字號、文件標題、文件密級、發布層次等基本要素外，還要根據不同文件分門別類登記其他一些要素。

　　比如，上級來文的轉發或翻印分發要登記承辦人、來文單位、來文（翻印）份數及份號范圍等要素；而本級印發的文件要登記擬稿單位、審核單位、審核經辦人、簽發人、印制份數及份號范圍、成文日期、印發日期等要素。做到發文登記要素全面，分發的文件信息能追蹤、可查詢。

　　核發精準到位

　　嚴格按照有關規定，核發收文單位的文件份數和份號，確保每個文件份號對應一個單位。

　　文印部門必須嚴格按照規定印制文件，并在符合保密要求的前提下移交發文單位，交接雙方須在交接單上簽字，以確認文件移交手續的完成。

　　準確分發文件

　　發文單位要將文件與發文通知單一并密封，發文通知單內含收文單位名稱或具體人員名字、發出日期、通知單編號（順號）、發文字號、密級、份數、開始份號和結束份號、標注“如收到文件與此單不符，請即電話聯系××單位核對”等信息，按照機要方式發送至收文單位或單位具體人員。

02

謀劃要細，做足準備提高效率

　　周密部署，健全方案

　　要多方征求意見，層層把關完善，制定符合實際的實施方案。

　　比如，起草《關于做好××年度××文件清退和銷毀工作的通知》及附件《清退清單》，可以向具有代表性的收文單位征求建議，核對《清退清單》列出的應回收文件的各要素，確保列出的需回收的文件各要素準確無誤；向疫情防控部門咨詢相關政策，確保制定的方案切實可行。

　　細分單位，現場不紊

　　分時段、分批次回收，明確各收文單位的清退日期、清退地點，避免收文單位扎堆清退，或某一時段“無人問津”的現象。明確各收文單位清退文件和銷毀文件責任，避免僅靠發文單位負責回收文件、銷毀文件時，因清點人員少、回收件量大等而難以高效完成任務。

　　工作前移，提高效率

　　充分發揮收文單位的文件管理功能，提前做好清退文件的準備工作。

　　比如，收文單位可以提前按照《清退清單》所列文件發文字號順序整理文件，去除文件處理標簽等附加材料。回收文件時，發文單位和收文單位的機要文秘人員須同時在場，按照《清退清單》所列文件發文字號順序依次清點，既方便又快捷。

　　結合有關要求，多形式回收文件

　　提倡收文單位采用多種規定方式將應清退文件送到發文單位。發文單位在簽收收文單位通過機要方式清退的文件時，要有兩人同時在場，現場檢查信封有無打開痕跡、封條是否粘貼完好等情況。對信封存在開封、封條不符合規定要求的信封，要及時聯系收文單位，核查運轉環節所有能夠接觸到信封的單位和人員，嚴格按照文件管理規定，及時消除泄密的風險隱患。

03

認真清點，全面準確回收文件

　　清點發文字號、份號、份數，確保應回收的文件一份不少

　　要嚴格按照發文登記記錄，認真清點回收的文件，確保收文單位清退的文件發文字號正確、份數齊全、份號與發文記錄對應。

　　清點文件頁碼、頁面、騎馬訂和釘眼，確保回收的文件完好無損

　　要逐份逐頁清點回收的文件，確保文件不能缺頁、殘頁。對缺頁、殘頁的文件，要查明是分發時存在缺頁、殘頁，還是分發后裁剪或拆開文件等原因造成的缺頁、殘頁，并查清缺頁、殘頁的去向和原因，堅決防止失密、泄密的現象發生。

　　要檢查騎馬訂和釘眼與分發時是否一致。比如，分發文件的騎馬訂是圓形，而回收文件的騎馬訂是板形，則表明該文件存在被拆換騎馬訂的操作。又如，釘眼與騎馬訂不一致或存在多余釘眼時，則表明文件存在被拆開的可能，須要查明原因，杜絕隱患。

　　清點文件內容、收文單位、《清退清單》，確保回收的文件屬于應回收的文件

　　要認真查看文件標題和內容，避免文件形似而實不是。

　　比如，同是白頭1號文件，文件首頁發文字號、份數、份號、頁碼一樣，既可能是中央文件，也可能是省委文件，如果不認真檢查第2頁的標題或內容，就有存在混淆兩個文件的可能。

　　對個別未按照時限要求退文的收文單位，要及時通過發布通知、電話告知等方式提醒，催促收文單位盡快按照通知要求完成清退文件任務，確保應退文件的收文單位一家不漏，應回收的文件一份不少。

　　要清點《清退清單》，互留憑證。發文單位和收文單位人員要在《清退清單》上簽字確認，以示文件回收和清退手續的完成。

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